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社長ブログ

2011年07月21日社長ブログ

コミュニケーション

皆さん、こんにちわ。

コミュニケーション、むずかしいです。
社内の話なのですが、単純に「話す」ということが
ついつい日ごろの忙しさに流されて、おろそかになってしまっています。
同じ時間に事務所にいればいいのですが、なかなか一緒になること
がなく、「ホウレンソウ」がおざなりになってしまっています。

その結果、お客様からの指摘が埋没していたり、対応が後手後手
になってしまったりと、良くない状態に陥ってしまします。

また、報告を忘れるということも発生してしまいます。
先日、こんな記事を読みました。

海馬についてです。
海馬は記憶を消すのが仕事

覚えておく必要のない情報は、睡眠中に海馬がどんどん消してしまいます。

海馬の判断基準は、

1:何度も繰り返し入ってくるもの 
2:感情が大きく動いたもの 
3:生命維持に関わるものの3つです。
海馬に無視された情報は、無いのと同じ。だそうです。

2.3は努力しなくても、消されないのですが、仕事の情報では、
1をしっかりしないと睡眠中に消されてしまいます。

 そこでもう一度報告について社内で確認しました。

「忘れる」ことへの対策として、
まずは、その日の内に報告をする。報告はできれば対面で口頭報告がよい。
また、流れ報告をするのではなく、席を変えるなどの工夫をする。
報告した本人は必ずそれを記録として残す。
不適合なら不適合ノート、それ以外は、お客様カルテや自分のノートでも良いが
対応の必要がある案件は必ず毎日目にするものにも記入しておく。

報告を受けた方も、必ず記録をとり、必要なものに関しては、対応状況などを
後追いして確認すること。
自分とは関係のない事柄は無意識のうちに記憶にとどめないようになっているので
しっかりとインプットし、常にアウトプットする。

もう一度、「当たり前のことを当たり前にする」ということをしっかり
していきたいと思います。
 

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